Privacy Statement

Deze pagina heeft tot doel u te informeren over hoe Stichting Wouwse Pro-Am omgaat met persoonsgegevens die zij via haar deelnemers en sponsors verkrijgt. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden gevolgd. Deze wet helpt de privacy van burgers te beschermen.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Stichting Wouwse Pro-Am en haar bestuursleden verwerken persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren met betrekking tot de Privacywetgeving (GDPR / AVG). Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Stichting Wouwse Pro-Am en haar bestuursleden. Welke gevolgen heeft de wetgeving voor het gebruik van persoonsgegevens binnen de groep? Wat verandert er? Wat moet je doen?

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Stichting Wouwse Pro-Am persoonsgegevens?

Stichting Wouwse Pro-Am verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Sponsors van de Stichting Wouwse Pro-Am;
• Mensen die interesse tonen in deelname aan een activiteit van de Stichting Wouwse Pro-Am
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar Stichting Wouwse Pro-Am een relatie mee heeft, wil krijgen of heeft gehad (denk aan zakelijke relaties van Stichting Wouwse Pro-Am).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De bestuursleden van Stichting Wouwse Pro-Am verwerken persoonsgegevens in een Administratie, en de daaraan gerelateerde applicatie (in de meeste gevallen Excel). De leden van het bestuur of commissie verwerkt je persoonsgegevens. Zij is daarvoor zelf verantwoordelijk. Zo zal de secretaris van de Stichting, zorg moeten dragen voor de juiste registratie van je persoonsgegevens in de Administratie.

Waarvoor verwerkt Stichting Wouwse Pro-Am persoonsgegevens?

Als je geïnteresseerd bent in een activiteit, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kan de Stichting Wouwse Pro-Am je op de juiste wijze inschrijven als deelnemer. Als je eenmaal relatie bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam, bedrijfsnaam en adresgegevens (waaronder email) bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over deelname gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van de Stichting.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom facturatie van kosten van deelname, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Stichting Wouwse Pro-Am ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Stichting Wouwse Pro-Am controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door de secretaris.

Hoe gaat Stichting Wouwse Pro-Am met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen Stichting Wouwse Pro-Am of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf je persoonsgegevens opvragen bij de secretaris. Daarnaast kunnen de leden van het Stichtingsbestuur en commissies je gegevens inzien. Binnen de deelnemerslijsten zouden deelnemers adres en telefoonnummer zien. De secretaris van Stichting Wouwse Pro-Am, kan jouw gegevens muteren.

Binnen Stichting Wouwse Pro-Am kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door eigen commissieleden.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stichting Wouwse Pro-Am

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de administratie worden opgehaald. Stichting Wouwse Pro-Am kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals deelnemersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-deelnemers te

informeren over bijvoorbeeld een nieuwe activiteit. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Stichting gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Wouwse Pro-Am kun je terecht bij de secretaris van de Stichting.

OPT-OUT

Om het gebruik van de potentiële deelnemersadministratie zo makkelijk mogelijk te maken, kan Stichting Wouwse Pro-Am je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of het ontvangen van een nieuwsbrief. Daarnaast is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie. Indien je geen prijs stelt op informatie, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van je gegevens, kun je dit aan de secretaris van Stichting Wouwse Pro-Am doorgeven.

Wijzigingen privacy beleid

Stichting Wouwse Pro-Am behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via de secretaris.